Notfallverfahren - Betriebsabläufe

Notfall- und Ausfallprozeduren für kritische Situationen bei Georg Fischer

Notfallverfahren Übersicht

Notfall-Hotline: +41 81 770 9999

24/7 erreichbar für kritische WMS-Störungen

Notfall-Kategorien

Systemausfall

Kritikalität: Sehr hoch

Reaktionszeit: Sofort

• WMS-Server nicht erreichbar
• Datenbank-Probleme
• Netzwerk-Ausfall
• Software-Fehler

Stromausfall

Kritikalität: Hoch

Reaktionszeit: 5 Minuten

• Vollständiger Stromausfall
• Teilausfall in Bereichen
• USV-Probleme
• Förderanlagen-Stillstand

Kommunikationsausfall

Kritikalität: Mittel

Reaktionszeit: 15 Minuten

• Internet-Verbindung unterbrochen
• SAP-Verbindung gestört
• Funk-Terminals ausgefallen
• Telefon-System defekt

Hardware-Ausfall

Kritikalität: Niedrig-Mittel

Reaktionszeit: 30 Minuten

• Einzelne PC-Arbeitsplätze
• Drucker-Ausfälle
• Scanner-Probleme
• Waagen defekt

Notfall-Reaktionsmatrix

Störungstyp	Sofortmaßnahme	Verantwortlich	Eskalation nach
WMS-Totalausfall	Papier-Notverfahren aktivieren	Schichtführer	Sofort
Stromausfall	Sicherheit prüfen, USV aktivieren	Technischer Dienst	5 Minuten
SAP-Verbindung	Lokale WMS-Funktionen nutzen	IT-Support	15 Minuten
Förderanlage	Manueller Betrieb	Lagerleiter	10 Minuten

Notfall-Kontakte

Primäre Kontakte

• WMS-Hotline: +41 81 770 9999
• IT-Support: +41 81 770 1234
• Lagerleitung: +41 79 123 4567
• Technischer Dienst: +41 79 234 5678

Eskalation

• Werksleitung: +41 79 345 6789
• IT-Leitung: +41 79 456 7890
• Jungheinrich Support: +49 40 6948 0
• Externe Wartung: +41 44 567 8901

WMS-Systemausfall

Sofortmaßnahmen bei WMS-Ausfall

Phase 1: Erste 5 Minuten

Alle Lagerbewegungen stoppen

Sofortige Unterbrechung aller automatischen Prozesse

• □ Förderanlagen anhalten
• □ Automatisches Lager stoppen
• □ Mitarbeiter informieren
• □ Sicherheit prüfen

Notfall-Hotline verständigen

Sofortige Meldung an WMS-Support

• □ Hotline: +41 81 770 9999 anrufen
• □ Fehlerbeschreibung bereithalten
• □ Zeitpunkt des Ausfalls dokumentieren
• □ Betroffene Bereiche spezifizieren

Phase 2: Erste 15 Minuten

Papier-Notverfahren aktivieren

Umstellung auf manuelle Dokumentation

• □ Notfall-Formulare bereitstellen
• □ Letzte bekannte Bestände ermitteln
• □ Prioritäre Aufträge identifizieren
• □ Manuelle Arbeitsverteilung

Krisenstab aktivieren

Notfall-Team zusammenrufen

• □ Lagerleiter verständigen
• □ IT-Verantwortlichen kontaktieren
• □ Schichtführer instruieren
• □ Kommunikationsplan aktivieren

Manuelle Notverfahren

Wareneingang

Manuelle WE-Abwicklung:

1. Anlieferung dokumentieren
   • Lieferschein-Nummer notieren
   • Lieferant erfassen
   • Uhrzeit dokumentieren
2. Artikel prüfen
   • Mengen kontrollieren
   • Artikel-Nummern abgleichen
   • Qualität bewerten
3. Einlagerung vorbereiten
   • Lagerplätze manuell zuweisen
   • Prioritäten festlegen
   • Transport organisieren

Kommissionierung

Manuelle Pickprozesse:

1. Aufträge priorisieren
   • Eilaufträge zuerst
   • Vollständig verfügbare Aufträge
   • Kurze Laufwege bevorzugen
2. Pick-Listen erstellen
   • Letzte bekannte Lagerplätze
   • Artikel-Beschreibungen
   • Benötigte Mengen
3. Manuelle Kommissionierung
   • Systematisches Abarbeiten
   • Doppelte Mengenkontrolle
   • Dokumentation aller Entnahmen

Warenausgang

Manuelle WA-Abwicklung:

1. Sendungen vorbereiten
   • Kommissionierte Artikel sammeln
   • Vollständigkeit prüfen
   • Verpackung vorbereiten
2. Dokumentation erstellen
   • Manuelle Lieferscheine
   • Versand-Etiketten vorbereiten
   • Gewichte ermitteln
3. Verladung organisieren
   • Spediteure kontaktieren
   • Verladung koordinieren
   • Abgänge dokumentieren

Datenrekonstruktion

Datensicherung und Wiederherstellung

1. Backup-Status prüfen

• Letztes automatisches Backup ermitteln
• Datenverlust-Zeitraum bestimmen
• Kritische Daten identifizieren
• Wiederherstellbarkeit bewerten

2. Manuelle Daten sammeln

• Alle Papier-Belege sammeln
• Zeitzeugen befragen
• Bestandsänderungen rekonstruieren
• Bewegungen chronologisch ordnen

3. System-Wiederherstellung

• Backup einspielen
• Daten-Konsistenz prüfen
• Manuelle Korrekturen eingeben
• Vollständige Inventur erwägen

Stromausfall-Verfahren

Stromausfall-Reaktion

Sofortmaßnahmen (0-5 Minuten)

Sicherheit gewährleisten

• □ Alle Bewegungen sofort stoppen
• □ Förderanlagen sichern
• □ Notbeleuchtung aktivieren
• □ Fluchtwege prüfen
• □ Personen evakuieren falls nötig

USV-Systeme prüfen

• □ WMS-Server USV-Status
• □ Netzwerk-Komponenten prüfen
• □ Verbleibende Laufzeit ermitteln
• □ Herunterfahren-Prozess vorbereiten

Kurzzeitreaktion (5-30 Minuten)

Systeme kontrolliert herunterfahren

• □ WMS-Datenbank sicher schließen
• □ Offene Transaktionen speichern
• □ Arbeitsplätze herunterfahren
• □ Server ordnungsgemäß beenden

Bestandsaufnahme

• □ Laufende Prozesse dokumentieren
• □ Kritische Aufträge identifizieren
• □ Materialien sichern
• □ Arbeitsplätze absichern

Langzeitmaßnahmen (30+ Minuten)

Notstromerversorgung

• □ Notstromaggregat starten
• □ Prioritäre Systeme wieder hochfahren
• □ Minimalbetrieb etablieren
• □ Kraftstoffvorrat prüfen

Alternative Arbeitsverfahren

• □ Manuelle Prozesse aktivieren
• □ Batteriebasierte Geräte nutzen
• □ Externe Hilfsmittel organisieren
• □ Personalumverteilung

USV-Management

Kritische Systeme mit USV-Schutz

WMS-Server

Kapazität: 60 Minuten

Priorität: Höchste

Maßnahmen:

• Automatisches Herunterfahren nach 45 Min.
• Datenbank-Backup vor Shutdown
• Alle Transaktionen sichern

Netzwerk-Infrastruktur

Kapazität: 45 Minuten

Priorität: Hoch

Maßnahmen:

• Switches und Router schützen
• WLAN für Funk-Terminals
• Externe Verbindungen halten

Steuerungscomputer

Kapazität: 30 Minuten

Priorität: Mittel

Maßnahmen:

• Förderanlagen-Steuerung
• Automatisches Lager
• Sicherheitssysteme

Notstromversorgung

Notstromaggregat-Betrieb

Vorbereitung

• Kraftstoffstand prüfen (mind. 8 Stunden)
• Sicherheitsabstände einhalten
• Alle nicht-kritischen Verbraucher trennen
• Umschaltung vorbereiten

Start-Sequenz

• Manuellen Start durchführen
• Frequenz und Spannung stabilisieren
• Umschaltung auf Notstrom
• Systeme prioritätsbasiert hochfahren

Betrieb überwachen

• Kraftstoffverbrauch überwachen
• Temperatur und Ölstand prüfen
• Lastverteilung optimieren
• Nachbetankung organisieren

Kommunikations-Notverfahren

Redundante Kommunikationswege

Primäre Systeme

Internet/WAN

• Hauptverbindung für SAP-Kommunikation
• E-Mail und externe Services
• Backup: LTE-Router verfügbar
• Umschaltzeit: 2-5 Minuten

Intranet/LAN

• Interne WMS-Kommunikation
• Arbeitsplatz-Vernetzung
• Backup: WLAN-Redundanz
• Ausfallsicherheit: 99.5%

Backup-Systeme

Mobile Daten (LTE)

• Automatische Umschaltung bei Ausfall
• Mobile Hotspots für kritische Arbeitsplätze
• Bandbreite: 50 Mbit/s
• Priorität: WMS-Kommunikation

Satelliten-Kommunikation

• Notfall-Verbindung bei Totalausfall
• Sehr begrenzte Bandbreite
• Nur für kritische Meldungen
• Aufbauzeit: 10-15 Minuten

Notfall-Kommunikation

Analoges Telefon

• Unabhängig von IP-Telefonie
• Direkte Leitungen zu kritischen Kontakten
• Batteriegepuffert für 4 Stunden
• Immer verfügbar

Funk-Kommunikation

• Walkie-Talkies für interne Kommunikation
• Reichweite: gesamtes Werksgelände
• Batteriebetrieb: 8-12 Stunden
• Kanäle für verschiedene Bereiche

Kommunikations-Protokolle

Eskalations-Matrix

Störungsgrad	Sofort informieren	Binnen 15 Min.	Binnen 1 Stunde
Kritisch	• Lagerleiter • IT-Support • Schichtführer	• Werksleiter • IT-Leitung • Externe Partner	• Geschäftsführung • Kunden • Behörden
Hoch	• Schichtführer • IT-Support	• Lagerleiter • Betroffene Bereiche	• Management • Externe Dienstleister
Mittel	• Direkte Vorgesetzte	• IT-Support • Lagerleiter	• Bei Nichthähung:   Höhere Eskalation

Externe Kommunikation

Kunden-Kommunikation

Bei Lieferverzögerungen:

• Kunden binnen 2 Stunden informieren
• Realistische Zeitschätzung geben
• Alternative Lösungen anbieten
• Regelmäßige Updates alle 4 Stunden

Kommunikationskanäle:

• E-Mail (primär)
• Telefon bei kritischen Kunden
• Customer Portal Updates
• SMS bei Express-Aufträgen

Lieferanten-Koordination

Anlieferungen koordinieren:

• Geplante Anlieferungen verschieben
• Eillieferungen priorisieren
• Umleitung zu alternativen Annahmestellen
• Warteschlangen-Management

Kommunikation:

• Direkte Spediteur-Hotlines
• EDI-Nachrichten wenn möglich
• Mobile Kommunikation vor Ort
• Alternative Ansprechpartner

Eskalations-Management

Eskalations-Stufen

Stufe 4 - Management

Binnen 1 Stunde

Verantwortlich: Geschäftsführung, Werksleiter

Kriterien: Produktionsstillstand > 4h, Kundenschäden > 100k €

Maßnahmen:

• Externe Spezialisten beauftragen
• Notfall-Budget freigeben
• Krisenkommunikation aktivieren
• Rechtliche Bewertung einleiten

Stufe 3 - Bereichsleitung

Binnen 30 Minuten

Verantwortlich: IT-Leitung, Produktionsleitung

Kriterien: Systemausfall > 2h, mehrere Bereiche betroffen

Maßnahmen:

• Krisenstab einberufen
• Externe Hilfe organisieren
• Alternative Verfahren aktivieren
• Ressourcen umverteilen

Stufe 2 - Operative Leitung

Binnen 15 Minuten

Verantwortlich: Lagerleiter, IT-Support

Kriterien: Systemausfall > 30min, Betriebsbehinderung

Maßnahmen:

• Notverfahren aktivieren
• Personal umverteilen
• Prioritäten neu setzen
• Zeitplan anpassen

Stufe 1 - Schichtebene

Sofort

Verantwortlich: Schichtführer, Team-Leiter

Kriterien: Jede Betriebsstörung

Maßnahmen:

• Problem analysieren
• Sofortmaßnahmen einleiten
• Team informieren
• Dokumentation beginnen

Entscheidungsmatrix

Eskalations-Entscheidung

Störung erkannt

Sofortige Bewertung

Betriebsausfall > 30 min?

JA

→ Stufe 2 aktivieren

NEIN

→ Stufe 1 beibehalten

Keine Besserung nach 1h?

JA

→ Stufe 3 aktivieren

NEIN

→ Aktuelle Stufe halten

Externe Hilfe erforderlich?

JA

→ Stufe 4 aktivieren

NEIN

→ Interne Lösung fortsetzen

Eskalations-Dokumentation

Pflichtangaben bei Eskalation

Störungs-Information

• □ Zeitpunkt des Ausfalls
• □ Betroffene Systeme/Bereiche
• □ Fehlerbeschreibung
• □ Erste Diagnose
• □ Auswirkungen auf Betrieb

Maßnahmen

• □ Bereits eingeleitete Schritte
• □ Notverfahren aktiviert
• □ Personal-Umverteilung
• □ Externe Kontakte informiert
• □ Zeitschätzung für Lösung

Auswirkungen

• □ Betroffene Aufträge
• □ Verzögerungen abschätzen
• □ Finanzielle Auswirkungen
• □ Kunden-Betroffenheit
• □ Reputations-Risiko

System-Wiederanlauf

Restart-Prozeduren

Phase 1: System-Vorbereitung

Sicherheits-Check

• □ Alle Gefahrenquellen beseitigen
• □ Stromversorgung stabilisiert
• □ Netzwerk-Infrastruktur geprüft
• □ Hardware-Status kontrolliert
• □ Personal informiert und bereit

Daten-Integrität

• □ Backup-Status überprüfen
• □ Datenbank-Konsistenz testen
• □ Transaktions-Logs analysieren
• □ Datenverlust bewerten
• □ Recovery-Strategie festlegen

Phase 2: System-Start

Startup-Reihenfolge

1

Infrastruktur

Netzwerk, Switches, Server-Hardware

2

Datenbank

WMS-Datenbank starten und prüfen

3

WMS-Services

Kernmodule und Services aktivieren

4

SAP-Verbindung

EDI und Interface-Services

5

Arbeitsplätze

Client-PCs und Terminals

6

Automatik

Förderanlagen und Lager-Automatik

Phase 3: Funktions-Tests

Kritische Tests

System-Tests

• □ Datenbank-Abfragen funktionsfähig
• □ Benutzer-Anmeldung möglich
• □ Menü-Navigation vollständig
• □ Berichte generierbar

Prozess-Tests

• □ Test-Wareneingang durchführen
• □ Test-Kommissionierung abwickeln
• □ Bestands-Abfrage funktional
• □ Druckfunktionen testen

Interface-Tests

• □ SAP-Verbindung stabil
• □ EDI-Nachrichten fließen
• □ Automatiklager erreichbar
• □ Waagen und Scanner aktiv

Daten-Abgleich

Bestands-Rekonstruktion

1. Basis-Daten wiederherstellen

Vorgehen:

• Letztes vollständiges Backup einspielen
• Datenbank-Konsistenz prüfen
• Referenz-Zeitpunkt festlegen
• Basis-Bestände validieren

Kontrollen:

• Artikel-Stammdaten vollständig
• Lagerplatz-Struktur intakt
• Benutzer-Konfiguration korrekt
• System-Parameter richtig

2. Bewegungen nachvollziehen

Datenquellen:

• Papier-Belege aus Notverfahren
• SAP-Bewegungsdaten
• Automatiklager-Logs
• Mitarbeiter-Berichte

Rekonstruktion:

• Chronologische Aufarbeitung
• Eingänge und Ausgänge buchen
• Umlagerungen nachvollziehen
• Korrekturen dokumentieren

3. Bestände verifizieren

Kontroll-Inventur:

• Stichproben in kritischen Bereichen
• Hochfrequente Artikel prüfen
• Wertmäßig wichtige Positionen
• Problematische Lagerplätze

Abweichungs-Behandlung:

• Toleranzen definieren (±2%)
• Große Abweichungen untersuchen
• Korrekturen nur nach Freigabe
• Dokumentation aller Änderungen

Schrittweise Wiederaufnahme

Stufe 1: Test-Betrieb

Dauer: 2-4 Stunden

Umfang: Begrenzt auf kritische Funktionen

Aktivitäten:

• Nur eilige Aufträge bearbeiten
• Ein Arbeitsplatz pro Bereich
• Intensive Überwachung
• Sofortiges Feedback sammeln

Go/No-Go Kriterien:

• Keine System-Fehler in 2h
• Daten-Konsistenz bestätigt
• Performance akzeptabel

Stufe 2: Teilbetrieb

Dauer: 4-8 Stunden

Umfang: 50% der normalen Kapazität

Aktivitäten:

• Alle Kernprozesse aktiv
• Reduzierte Arbeitsplatz-Anzahl
• Verstärkte Qualitätskontrolle
• Auftragsrückstau abarbeiten

Überwachung:

• Permanente System-Beobachtung
• Stündliche Status-Reports
• Sofortige Fehler-Eskalation

Stufe 3: Vollbetrieb

Dauer: Ab 8 Stunden

Umfang: 100% normale Kapazität

Aktivitäten:

• Alle Arbeitsplätze aktiv
• Normaler Schichtbetrieb
• Alle Automatik-Funktionen
• Rückstau vollständig aufholen

Nachbetreuung:

• 48h verstärkte Überwachung
• Tägliche Performance-Reviews
• Wöchentlicher Stabilitäts-Bericht

Nachbearbeitung und Verbesserung

Post-Incident Review

1. Incident-Analyse

• Ursachen-Analyse durchführen
• Timeline rekonstruieren
• Beinahe-Faktoren identifizieren
• System-Schwachstellen aufzeigen

2. Response-Bewertung

• Reaktionszeiten analysieren
• Kommunikation bewerten
• Notverfahren-Effektivität prüfen
• Team-Performance beurteilen

3. Verbesserungsmaßnahmen

• Präventive Maßnahmen definieren
• Prozess-Optimierungen ableiten
• Schulungsbedarf identifizieren
• Technology-Updates planen

4. Dokumentation

• Vollständiger Incident-Report
• Lessons-Learned dokumentieren
• Verfahren aktualisieren
• Schulungsunterlagen anpassen